経理のヒアリングは「尋問」じゃない！営業が「喜んで」協力してくれる、魔法の3ステップ

「経費精算の期限を守ってくれない…」「請求書の情報が間違ったまま上がってくる…」

経理として、業務を改善しようと営業部門にヒアリング（聞き取り）をしたい。でも、いざ質問をしようとすると、こんな不安がよぎりませんか？

「営業さんから、『尋問されてる』『粗探しされてる』って思われてないかな…」

私も、経理は営業に「期限のお願い」をする立場であることが多いため、これ以上、関係性をギクシャクさせたくない…と悩むことが多かったです。

しかし、ある時、私は気づきました。営業が私たちの質問を「尋問」と感じてしまうのは、私たちが彼らを「管理」しようとしている、と彼らが誤解しているからです。

私たちが本当にやるべきは「管理」ではありません。彼らを「面倒事から解放する」ことです。この視点を持つだけで、ヒアリングは「尋問」から「最高の業務改善相談会」に変わります。

今回は、営業部門が喜んで協力してくれるようになる、「魔法のヒアリング術」3つのステップをご紹介します。

営業担当者に話しかける第一声で、すべてが決まります。「尋問」か「相談」かの分岐点です。

NGな第一声:「ちょっと経費精算の件で聞きたいんですけど…（＝粗探しの始まり？と警戒される）」
OKな第一声:「皆さんが営業活動に1秒でも長く集中できるよう、領収書の処理にかかる時間をゼロにする仕組みを作りたいので、5分だけ力を貸してください！」

まず、「あなたの仕事を楽にするためだ」という大義名分（目的）を明確に宣言します。「管理」ではなく「解放」が目的だと伝えることで、営業担当者は「自分にもメリットがある話だ」と、聞く耳を持ってくれます。

目的を共有できたら、次は質問の「内容」です。事実確認（尋問）ではなく、相手の「不満」や「面倒事」を引き出す質問をしましょう。

NGな質問（相手を責める＝尋問）:
- 「なぜ、いつも期限を守れないんですか？」
- 「どうして、このルールが徹底できないんですか？」
OKな質問（相手を助ける＝相談）:
- 「ぶっちゃけ、今の経費精算で、どの作業が一番『面倒くさい』ですか？」
- 「もし、〇〇（例：領収書の糊付け）がなくなったら、嬉しかったりしますか？」
- 「この申請フロー、正直わかりにくい部分ってありませんか？」

私たちは「警察官」ではありません。「医者」です。相手を罰するのではなく、相手の「痛み（面倒事）」を聞き出し、それを解消する「処方箋（仕組み）」を考えるのが私たちの仕事です。

とはいえ、「私、瞬発力ないし、やっぱり対面で聞くのは緊張する…」という方も多いはずです。（私もそうです）そんな時は、ヒアリング自体を「仕組み化」してしまいましょう。

匿名アンケート（Googleフォーム）を活用する: いきなり1on1で聞くのではなく、まずはGoogleフォームなどで「匿名アンケ―ト」を取ります。 「経理部門への不満、何でも書いてください（匿名）」 「あなたが今、一番無くしたい経理作業は何ですか？」 こうすれば、営業も本音を書きやすくなりますし、私たち経理も、集まった「事実（データ）」を元に、冷静に分析（準備）してから次の手を打てます。
「ファクト（事実）」でプレゼンする: アンケートが集まったら、それはもう「個人の不満」ではなく「会社全体で解決すべき課題（ファクト）」です。「匿名の声ですが、皆さん、この作業が一番面倒だと感じているようです。そこで、この作業自体をなくす、こういう仕組みを提案します」こう切り出せば、それはもう「尋問」ではなく、データに基づいた完璧な「業務改善のプレゼンテーション」です。

「瞬発力がない」と悩んでいた私たちが、データと仕組みで「準備力」という武器を手に入れる方法をご紹介しました。

しかし、これらのヒアリング術や仕組み化は、単なる業務効率化テクニックではありません。その本質は、「経理と営業が、お互いを『分かり合う』ための最強のツール」であるということです。

経理はヒアリングを通じて、
- 「営業はなぜ期限を守れないのか」ではなく、
- 「営業はこんな面倒な作業を抱えながら、こんな事情で戦っていたのか」
- と、営業の背景（事情）を知ることができます。
営業はヒアリングを通じて、
- 「経理はなぜあんなに細かいのか」ではなく、
- 「経理は会社全体のお金を守るために、こんな後工程を背負っていたのか」
- と、経理の背景（事情）を知ることができます。