経理のデスクも工場と同じ！トヨタ式「5S」をバックオフィスに適用してムダを省く技術

「あの請求書、どこにやったっけ？」「去年の決算データの最終版、どれだっけ？」

経理業務の中で、実はかなりの時間を占めているのが「モノやデータを探す時間」です。

製造業の現場、特にトヨタ自動車などの工場では、この「探す時間」を徹底的に排除しています。なぜなら、探している時間は何も価値を生み出さない「ムダ」だからです。

これは、オフィスのデスクでも全く同じことが言えます。今回は、工場の生産管理で使われる「5S（ゴエス）」という考え方を経理業務に応用し、科学的にムダを省く技術をご紹介します。

「5S」と聞くと、「掃除をしっかりしよう」「整理整頓を心がけよう」といった精神論やマナーの話だと思われがちです。

しかし、経営学（特にインダストリアル・エンジニアリング＝IE）の世界では、5Sは「業務効率と安全性を高めるための科学的な管理手法」と定義されています。

5Sとは、以下の5つの言葉の頭文字です。

この中で、経理DXにおいて特に重要なのが最初の2つ、「整理」と「整頓」です。この2つの違い、明確に答えられますか？

5Sにおける「整理」の定義は、「必要なものと不要なものを分け、不要なものを捨てること」です。きれいに並べることではありません。「捨てる」ことが整理です。

【経理の現場でやること】

まずは「要らないものを捨てる」。これがスタートラインです。

「整頓」の定義は、「必要なものを、いつでも誰でもすぐに取り出せるように配置すること」です。ここで初めて「並べる」「ルールを決める」という作業が入ります。

【経理の現場でやること】

工場で工具の置き場所が決まっているように、経理データにも「住所」を決めてあげるのです。

「たかが片付けでしょ？」と思われるかもしれません。しかし、もし社員が1日平均20分「探し物」をしていたら、月間で約7時間、年間で約80時間以上をドブに捨てていることになります。

時給2,000円だとしたら、社員一人あたり年間16万円の損失です。 5Sを徹底してこの時間をゼロにすれば、それはそのまま会社の「利益」になります。

つまり、5S（整理・整頓）とは、掃除ではなく「利益を生み出すための経営活動」なのです。

経理DXの第一歩は、高価なシステムを入れることではありません。まずは目の前の不要なファイルを「捨てる（整理）」、そして必要なファイルに正しい名前をつけて「置く（整頓）」ことから始まります。

「ウチの会社、データが散らかってるな…」と感じた方は、ぜひ一度、トヨタ式の「5S」の視点でオフィスを見渡してみてください。

「何から整理していいか分からない」「自社のデータ管理ルールを作ってほしい」という方は、ぜひ『経理の健康診断』をご利用ください。第三者の視点で、ムダのない業務フローをご提案します。