【担当者向け】電子帳簿保存法かんたん対応ガイド！

請求書PDFの正しい保存方法、2パターンを徹底解説

「電子帳簿保存法、何から手をつければいいかわからない…」

「メールで届いた請求書、印刷して保管しているけど、これって本当に大丈夫？」

2024年1月から本格的に義務化された電子帳簿保存法。多くの企業で対応が求められていますが、その具体的な方法について、まだ不安を抱えている担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、法律の専門家でなくても分かるように、電子帳簿保存法の基本から、すぐに実践できる具体的なデータ保存方法までを2つのパターンに分けて詳しく解説します。

まずは基本の確認！「電子帳簿保存法」とは？

電子帳簿保存法とは、非常にシンプルに言うと「メールやWebサイトなど、データで受け取った請求書や領収書（電子取引データ）は、紙に印刷せず、データのままルールに沿って保存しましょう」という法律です。

あなたの会社でも、日常的に以下のようなデータのやり取りがあるはずです。

取引先からメールで送られてくる請求書PDF
AmazonなどのECサイトで購入した備品や消耗品の領収書データ
交通系ICカードの利用履歴データ
自社が作成し、メールで取引先に送った請求書の控え

これらのデータを、ただパソコンのフォルダに保存しているだけでは法律の要件を満たせません。ルールに沿った保存のポイントは、主に以下の2つです。

真実性の確保: 保存したデータが、後から改ざんされていないことを証明できるようにする。
可視性の確保: 税務調査などの際に、必要なデータをすぐに見つけ出し、画面や書面で明瞭に確認できるようにしておく。

「なんだか難しそうだ…」と感じるかもしれませんが、ご安心ください。これから紹介する方法なら、システム導入のコストをかけずに始めることも可能です。

方法1：ファイル名変更＋索引簿作成（コストをかけずに始める方法）

まずご紹介するのは、特別な会計ソフトなどを導入せず、今ある環境ですぐに始められる最も手軽な方法です。必要な作業はシンプルに2つだけです。

保存するファイルの名前を、決まったルールで変更する
Excelなどで作成した管理表（索引簿）に記録する

この手順を踏むことで、法律が求める「真実性の確保」（※事務処理規程の備付けも必要）と「可視性の確保」の要件を満たすことができます。

ステップ1：ファイル名のルールを決める

受け取った請求書PDFなどのファイル名を、以下のように統一したルールで変更（リネーム）します。

「取引年月日_取引先名_金額.pdf」

例えば、2025年10月5日に「株式会社〇〇商事」から受け取った165,000円の請求書であれば、ファイル名は以下のようになります。

20251005_株式会社〇〇商事_165000.pdf

このルールを社内で徹底するだけで、膨大なデータの中からでも目的のファイルを探しやすくなります。

ステップ2：索引簿（管理表）を作成する

次に、保存したファイルの一覧をExcelやGoogleスプレッドシートなどで作成します。これが「索引簿」の役割を果たします。税務調査などで特定の取引書類の提示を求められた際、この索引簿を使って迅速に探し出せるようにすることが目的です。

最低限、以下の項目を入れておけば十分です。

取引年月日	取引先	金額（税込）	書類の種類	ファイル名
2025/10/05	(株)〇〇商事	165,000	請求書	20251005_株式会社〇〇商事_165000.pdf
2025/10/10	△△オフィスサプライ	33,000	領収書	20251010_△△オフィスサプライ_33000.pdf
2025/10/15	□□交通(株)	8,980	利用明細書	20251015_□□交通株式会社_8980.pdf

メリット:

✅ 新たなシステム導入コストがかからない

✅ すぐに運用を開始できる

デメリット:

❌ ファイル名の変更や索引簿への入力に手間がかかる

❌ 手作業のため、入力ミスや更新漏れが発生する可能性がある

※重要: この方法を採用する場合、データの改ざんを防ぐための社内ルールを定めた「事務処理規程」を作成し、社内に備え付けておく必要があります。規程のひな形は国税庁のウェブサイト(事務処理規定Word（法人版）)で公開されているので、そちらを参考に作成しましょう。

方法2：電子帳簿保存法対応システムを利用する（確実・効率的な方法）

「毎月の取引件数が多く、手作業での管理は現実的ではない」「入力ミスなどを防いで、より確実に法律に対応したい」という企業には、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムの利用が断然おすすめです。

これらのシステムは、受け取った請求書PDFなどをアップロードするだけで、タイムスタンプを付与したり、日付や金額、取引先を自動で読み取ってくれたりします。

タイムスタンプとは？

タイムスタンプは、そのデータが**「ある特定の時刻に存在し、それ以降改ざんされていないこと」を証明する**、いわば「デジタル版の確定日付」です。このタイムスタンプが付与されることで、「真実性の確保」の要件を簡単に、そして確実に満たすことができます。

主な対応システム:

会計ソフト: freee会計、マネーフォワードクラウド、弥生会計オンラインなど
経費精算システム
電子帳簿保存法に特化したクラウドストレージサービス

現在お使いの会計ソフトに、書類のアップロード機能やスキャン機能があれば、すでに対応している可能性が高いです。

メリット:

✅ ファイル名変更や索引簿作成の手間が大幅に削減される

✅ OCR（光学的文字認識）機能で日付や金額を自動入力し、ミスを防ぐ

✅ 法律の要件を確実に満たせるという安心感がある

✅ 経理業務全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）につながる

デメリット:

❌ システムの導入・運用にコストがかかる

まとめ：自社に合った保存方法を選びましょう

ご紹介した2つの方法を、企業の状況に合わせて比較してみましょう。

方法1（ファイル名変更＋索引簿）が適している企業
- 起業したばかりで、まだ取引件数が少ない
- できるだけコストをかけずに対応を始めたい
- 経理担当者が限られており、シンプルな運用を望んでいる
方法2（対応システム利用）が適している企業
- 毎月の取引件数が多く、手作業では管理が追いつかない
- 複数の担当者で経理業務を行っている
- 人的ミスを防ぎ、コンプライアンスを重視したい
- ペーパーレス化を推進し、業務全体の効率化を目指している